Dosentin työkalut (2) – oikean toimisto-ohjelman valinta

Nettiselain on ehkä tärkein työkalu nettiriippuvaiselle kansalaiselle. Siksi selain kannattaa valita huolella, ja valita tietty sellainen, joka ei vakoile ja kunnioittaa käyttäjän yksityisyyttä. Esimerkiksi Firefox.

Kaikki aika elämästä ei kuitenkaan mene netissä roikkumiseen. Joskus pitää lukea ja kirjoittaakin. Ja laskea, ja tehdä tietokantoja ja ties mitä.

Onneksi lähes kaikkeen, mitä ihminen tietokoneellaan tarvitsee, on nykyisin tarjolla avoimen lähdekoodin ohjelmia, jotka useimmiten ovat ilmaisia, ja mikä parasta, eivät vaati lisenssien ostamista ja rekisteröitymistä tuottajafirman palvelimille. Loputtomat salasanavaatimukset ja jatkuvat lisenssimaksut riepovat. Mutta ne voi tosiaan näppärästi sivuuttaa oikeilla ohjelmistovalinnoilla.

Microsoftin Office on hieno ohjelmistopaketti, josta löytyy ominaisuuksia vaikka mihin tarpeeseen. Tavallinen tallaaja käyttää kuitenkin noista ominaisuuksista vain viitisen prosenttia, jos olen tulkinnut käyttäjätutkimuksia oikein. Miksi siis maksaa asioista, joita ei käytä lainkaan?

Itse olen korvannut Microsoftin toimistopaketin LibreOffice (LibO) ohjelmistolla, jolla olen pärjännyt oikein mainosti varmaan jo reilut kymmenen vuotta. Tosin ohjelma oli alkuvaiheessa OpenOffice, ennen kuin vaihtui sen nykyiseen versioon LibO:oon.

Minulla on useita syitä miksi olen LibO:n käyttäjä, ja sellaisena pysyn. Ohjelmalla on ylivertaisia ominaisuuksia, vaikka se joiltakin osin on teknisesti Microsoftin softaa jäljessä.

Pätkätyöläisenä yliopistolla kyllästyin siihen, että olin aina riippuvainen siitä ohjelmaversiosta, joka työnantajalla sattui olemaan. Officen uusinta versiota ei myöskään saanut automaattisesti kotikoneelleen. Ja Office ei toimi kaikissa käyttöjärjestelmissä.

LibO puolestaan on ilmainen, sitä saa laillisesti kopioida ja jaella eteenpäin, kenelle vaan, ja se toimii kaikilla tietokonealustoilla – Windowsissa, Mac -koneilla ja Linuxeissa. LibO tekee minusta riippumattoman työnantajista ja lisenssimaksuista. LibO ei myöskään vakoile minua keräämällä jatkuvasti käyttäjätietojani Ison Veljen tietokantoihin.

Teknisessä mielessä LibO:lla on myös joitakin mainioita ominaisuuksia, joita muut toimisto-ohjelmistot eivät pysty tarjoamaan. Ohjelman käyttöliittymän kielen voi vaihtaa lennosta, yhdellä hiiren napautuksella, ilman uusia asennuksia tai uusia lisenssimaksuja.

Esimerkiksi kouluissa tämä mahdollistaisi sen, että luokan koneiden käyttöliittymä on aina sillä kielellä mitä opiskellaan. Itse kirjoitan mieluiten suomenkielisillä asetuksilla, mutta joskus tullaan tilanteeseen, jossa ohjelman oppaat – jonkun ominaisuuden suhteen – ovat saatavilla vain englanniksi. Ja tässä tilanteessa vaihdan käyttöliittymän englanniksi, jolloin voin seurata tasan tarkkaan oppaassa annettuja ohjeita. Ja sitten takaisin suomenkieliseen käyttöliittymään. Käsittääkseni tätä ominaisuutta ei tarjoa mikään muu toimisto-ohjelma.

Toinen ylivertainen piirre on käyttöliittymän muokattavuus. Itse käytän hyvin perinteistä valikkoihin perustuvaa käyttöliittymää (kuva alla), mutta jos on mieltynyt Microsoftin ribbon tyyliseen käyttöliittymään, niin sen voi ottaa käyttöön, taas ilman uusia asennuksia, asetuksista valiten. Valikkojen määrää ja asettelua voi vaihtaa mieltymyksensä mukaan. Tämäkin on ominaisuus, jota muut ohjelmistot eivät tarjoa.

Toki LibO:lla on puutteensakin. Omien havaintojeni mukaan keskeisin ero Microsoftin toimistopakettiin liittyy diaesityksiin. Ihan niin hienoja efektejä, kuin Powerpointissa on mahdollista, ei saa vaivatta tehtyä. Mutta tämä ei ole ollut mikään kynnyskysymys. Kyllä ne esitykset, joita olen tehnyt, ovat ihan hyvin ajaneet asiansa. Luennolla kun ei kaikkien olennaisinta ole se, miten diat vaihtuvat, vaan se mitä kunkin dian aikana puhutaan.

Tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja diaesitykset onnistuvat LibO:lla siis aivan mainiosti. Akateemiselle kirjoittajalle tämä ei kuitenkaan riitä.

Tarvitaan lisäksi oikoluku -ominaisuus turhien kirjoitusvirheiden ja sanojen toiston karsimiseen. Tämä ominaisuus on LibO:ssa tietenkin tarjolla – niin moneen kieleen, että hyvin on tarpeisiini riittänyt. Mainio yksityiskohta tässä on se, että LibO osaa – toisin kuin Powerpoint – tavuttaa sanat myös diaesityksissä. Suomen kielessä kun tuo pitkäsanaisuus vaikka yhteiskunnallistumisprosessien kuvauksessa tekee tavutuksen todella tarpeelliseksi.

Eikä tässä vielä kaikki. Kun kirjoittaa akateemisia tekstejä, joutuu olemaan tarkkana lähdeviittausten kanssa. Kun artikkelien lähdeluettelot tekee käsityönä, niihin jää vääjäämättä virheitä, sen verran omalle tekstilleen sokeutuu. Lähdeluetteloissa on myös se rasittava piirre, että jokainen lehti ja kustantaja vaatii niiden esittämistä hieman eri tavoin, ja tämä pilkun fiilaaminen käsityönä on todella rasittavaa – ellei suorastaan raivostuttavaa.

Tähänkin tarpeeseen on tarjolla ilmainen, alustariippumaton avoimen lähdekoodin ohjelma Zotero. Zoteron avulla luo helposti tekstien lähdeluettelot, kunkin julkaisijan vaatimusten mukaisesti. Sen lisäksi Zotero toimii erinomaisena muistiinpanovälineenä.

Näillä työkaluilla sitten pääseekin jo aika pitkälle. Kirjoittamiseen ja esitelmien tekoon nämä riittävät aivan mainiosti. Ja Zoteron kanssa pääsee jo vähän tutkimuksenkin makuun.

Ohjelmat ovat käyttöjärjestelmäriippumattomia (tätä sanaa Powerpoint ei diaesityksessä osaisi tavuttaa!) ja ilmaisia, joka takaa sen että ne ovat aina käytettävissä, oli työ- tai rahatilanne mikä tahansa.

Suositukseni paljon kirjoittavalle on siis LibO + Zotero yhdistelmä.

Dosentti tarvitsee toki muitakin työkaluja. Niihin palaan joskus tulevaisuudessa. Sitä ennen asiaa muistakin aiheista.